경북교육청, 정보무늬 기반 회의관리시스템 정식 운영

 기존에는 회의 참석자가 종이 등록부에 성명과 소속을 직접 작성하고, 담당자가 이를 확인해 참석 여부를 수작업으로 관리해 왔다. 이 과정에서 접수가 지연되거나 기재 오류와 누락이 발생할 수 있었고, 회의 종료 후 참석자 명단을 정리하고 등록부를 보관‧관리하는 데에도 업무 부담이 따랐다.

 이번에 도입한 회의관리시스템은 회의 개설부터 출석 확인, 참석자 등록부 생성까지 전자적으로 처리할 수 있도록 구성해 회의 운영의 편의성과 업무 효율성을 높인 것이 특징이다.

 회의 주관 부서가 시스템에 회의명과 일시, 장소 등 기본 정보를 입력하면 해당 회의의 고유 정보무늬가 자동으로 생성된다. 참석자는 회의장에 비치된 정보무늬를 개인 휴대전화로 스캔한 뒤 소속과 성명, 휴대전화 번호 뒤 4자리를 입력하면 출석 등록이 완료된다.

 등록된 출석 정보는 실시간으로 취합되며, 회의 종료 후에는 참석자 등록부가 자동으로 생성된다. 주관 부서는 생성된 등록부를 바로 출력하거나 파일로 내려받아 업무에 활용할 수 있어 별도의 종이 서명부 작성과 사후 명단 정리 절차가 필요하지 않다.

 경북교육청은 시스템 도입으로 회의 전 등록부 준비부터 현장 접수, 회의 후 참석자 명단 정리까지 소요되는 업무 시간을 줄이는 한편, 참석 기록을 전자적으로 관리해 정확성과 신뢰성을 높일 수 있을 것으로 기대하고 있다. 종이 등록부 출력과 보관이 줄어 자원 절약에도 도움이 될 것으로 보고 있다.

 또한 정식 운영에 맞춰 사용 안내서와 문의 창구를 운영해 각 기관의 원활한 활용과 초기 정착을 지원한다. 향후에는 이용 현황과 현장 의견을 지속적으로 살펴 필요한 기능을 단계적으로 개선해 나갈 계획이다.

 임종식 교육감은 “정보무늬 기반 회의관리시스템은 반복적이고 번거로운 회의 참석 확인 업무를 디지털 방식으로 간소화한 작은 변화”라며, “현장의 불필요한 행정업무를 지속적으로 발굴‧개선해 교직원이 교육 본연의 업무에 더욱 집중할 수 있는 환경을 적극 뒷받침하겠다”라고 말했다.